Coupa se expande para ayudar a los clientes con Asana

Coupa está transformando la forma en que las empresas gestionan sus gastos. La empresa respalda la administración de operaciones por más de 4 billones de dólares para más de 3000 clientes, incluidos Nestlé, Salesforce y Unilever. El primero de los valores fundamentales de Coupa es el “éxito del cliente”, y su organización de Servicios de Valor de 1000 personas se centra precisamente en eso, con equipos como Servicios Profesionales, Gestión de Cuentas, Experiencia del Cliente y Asistencia que trabajan para lograr la misión de Coupa de liberar todo el potencial de los clientes para hacer el bien y hacerlo bien. 

En 2020, la organización de Servicios de Valor estableció una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) para coordinar el trabajo de todos sus equipos. El equipo directivo seleccionó Asana como solución central para la PMO, ya que les proporcionaría la infraestructura para visualizar la hoja de ruta del departamento, brindar servicios de gestión de programas y proyectos e introducir eficiencias en los procesos para ampliar los equipos de Servicios de Valor.

Hoy en día, Asana es una fuente central de referencias para priorizar y ejecutar proyectos de Servicios de Valor, con integraciones como Jira, Salesforce, Confluence, Slack y Gmail que permiten a los equipos trabajar en Asana de manera flexible. Esto eliminó los silos y promovió la transparencia en toda la organización de Servicios de Valor, desde los colaboradores individuales hasta el liderazgo ejecutivo.

Demostrar a la organización qué es posible con una PMO y Asana

Antes de Asana, en Coupa no existía un espacio de trabajo centralizado para supervisar y gestionar las iniciativas en toda la organización de Servicios de Valor. Los diferentes equipos usaban una variedad de herramientas y hojas de cálculo, lo que desorganizaba el trabajo y hacía que fuera más difícil para los ejecutivos ver el progreso general. 

Con el objetivo de simplificar, ampliar y acelerar el progreso de la organización de Servicios de Valor, el equipo directivo estableció una PMO a fin de desarrollar soluciones para estos desafíos y eligió Asana como plataforma central para el crecimiento. Se buscó una plataforma que proporcionara una forma eficiente de generar informes sobre el estado del proyecto en todos los equipos, permitiera definir claramente quién hacía qué y para cuándo y evitara que el trabajo se pase por alto.

Como la PMO brindaba apoyo en la gestión de proyectos y programas para las iniciativas de Servicios de Valor, necesitaba un proceso formal de recepción para ayudar a todos a organizar y priorizar las solicitudes de manera alineada y objetiva. Asana ofrecía un único proceso para gestionar las solicitudes, una vista general del trabajo en curso y una forma de detectar y consolidar el trabajo duplicado. 

Una vez que se seleccionó Asana, la PMO impulsó la adopción de la plataforma, y la gestión de proyectos como práctica, dentro de la organización de Servicios de Valor. Además, logró llevar el uso de la plataforma a otros equipos. Se proporcionó un conjunto de sesiones de capacitación grabadas con presentaciones y procesos paso a paso sobre cómo solicitar los servicios de la PMO y cómo organizar los proyectos en Asana. A medida que otros equipos empezaron a descubrir la plataforma, el interés y la adopción crecieron. 

Para respaldar la adopción, Rhonda Cusack, jefa sénior de Proyectos de la PMO y Embajadora de Asana, creó un canal interno de Slack muy activo llamado @all-things-asana. Allí publica notas de lanzamiento y consejos de Asana, y los empleados de Coupa hacen preguntas y comparten mejores prácticas.

Cómo pasan las iniciativas desde la solicitud hasta la entrega en Asana

Hoy en día, se realiza un seguimiento de las iniciativas de Servicios de Valor próximas y en curso en Asana, lo que ayuda a los clientes a alcanzar sus objetivos de negocios, desde la implementación de Coupa hasta la adopción y más allá. Los proyectos incluyen la implementación de nuevas herramientas como un CMS, un sistema de gestión de aprendizaje y una plataforma de comunicación con el cliente para jefes de cuentas.           

Los equipos de Servicios de Valor pueden solicitar asistencia para la gestión de proyectos y programas a la PMO a través de un sistema integral en Asana que lleva los proyectos desde la solicitud hasta la hoja de ruta y la entrega. Así es como funciona.

Paso 1: priorizar las solicitudes de proyectos con un formulario de recepción de Asana

Para que la PMO evalúe una solicitud de asistencia, un equipo de Servicios de Valor debe enviar su iniciativa a través de un formulario de Asana que hace que el proyecto pase través de un sistema de calificación de prioridades. 

En el formulario se solicita información como el caso de uso de negocios, los patrocinadores ejecutivos, los equipos involucrados, los plazos y si se requiere asistencia técnica. También se pide a los solicitantes que vinculen la iniciativa con al menos uno de los tres objetivos de la organización: medición y visibilidad, innovación de servicios, y escalabilidad y eficiencia.

Cada respuesta de opción múltiple en el formulario de Asana tiene un valor numérico asignado. Por ejemplo, una respuesta puede recibir uno, tres o cinco puntos. El equipo de PMO calcula el promedio de estos puntajes para obtener un número de prioridad general que ayuda a clasificar la iniciativa en comparación con las demás.

Este sistema permite una toma de decisiones más rápida y objetiva sobre cómo asignar los recursos. El formulario de Asana también ayuda al equipo de la PMO a recopilar información importante sobre un proyecto por adelantado para que pueda empezar a trabajar más rápido. 

Maya Khalidi, jefa de la PMO, dice, “Si los equipos quieren agregar un proyecto en la hoja de ruta, deben completar nuestro formulario de recepción de Asana. Nuestro patrocinador ejecutivo respalda esto completamente, lo que impulsa la adopción”. 

Cuando se envía un formulario, se crea una tarea relacionada que se agrega a un tablero de recepción de proyectos en Asana, donde el equipo de la PMO revisa la solicitud y su puntaje de prioridad. Con la funcionalidad de Asana que permite agregar tareas a múltiples proyectos, es posible incluir las iniciativas aprobadas en otro proyecto de Asana llamado “Hoja de ruta de Servicios de Valor”, donde se recopila el trabajo próximo y en curso y se le da seguimiento. 

Paso 2: prepararse para los próximos proyectos en la hoja de ruta de Servicios de Valor

La hoja de ruta de Servicios de Valor brinda a los líderes una visión de lo que se avecina para la organización. Cada tarea en el proyecto de Asana representa una iniciativa pendiente, y los campos personalizados permiten ordenarlas, filtrarlas y generar informes sobre ellas. Estos campos se completan automáticamente con los datos del formulario original e incluyen el nivel de prioridad, el estado de aprobación, el trimestre de entrega y el objetivo estratégico con el que se relaciona.

En esta etapa previa al lanzamiento, el equipo puede alinear a todas las partes interesadas, recopilar los requisitos del proyecto y acordar los hitos. Para las iniciativas que requieren el apoyo del equipo de Servicios Técnicos de la PMO, se asigna automáticamente a través de las reglas de Asana una subtarea al equipo de Servicios Técnicos para su aprobación. Esto garantiza la alineación entre los departamentos para las prioridades de la hoja de ruta y la visibilidad en ambas organizaciones de la PMO.

Cuando comienza el trabajo, la PMO convierte la tarea de Asana en un proyecto. Toda la información histórica del formulario original se transfiere a la sección del resumen del proyecto y a los campos personalizados para ofrecer contexto.

Paso 3: dar seguimiento al trabajo activo en un portafolio de Asana en curso

Los proyectos nuevos se agregan automáticamente al portafolio “En curso” del equipo de la PMO en Asana, donde se muestran todos los proyectos activos de un vistazo. Es fácil ver las fechas de entrega, el estado (representado con los colores verde, amarillo y rojo), qué equipos de Servicios de Valor están involucrados y mucho más.

Los equipos pueden colaborar y dar seguimiento al trabajo en el proyecto de Asana, y las actualizaciones de estado detalladas de cada proyecto se publican cada dos semanas. El equipo de la PMO creó una plantilla unificada para estas actualizaciones, que incluye el objetivo, lo que se ha logrado en las últimas dos semanas, los obstáculos que requieren atención y los próximos pasos. Rhonda dice, “Asana nos ofrece visibilidad en todo momento, así nuestros líderes sénior están al tanto de las iniciativas y los objetivos en toda la hoja de ruta. Pueden comentar directamente en las actualizaciones de estado con cualquier pregunta de seguimiento y explorar fácilmente el proyecto para obtener más información”.  

Con el objetivo de generar informes coherentes para las métricas clave de rendimiento de la organización, Pierce Bartolo, analista de la PMO, creó un panel donde se realiza un seguimiento de todo lo que ocurre en el portafolio de trabajo en curso, como la cantidad de proyectos activos por equipo, la cantidad de proyectos por categoría de estado y el porcentaje de proyectos entregados a tiempo. Los proyectos finalizados se mueven a un portafolio de “proyectos finalizados” en Asana.

Impulsar el éxito del cliente en Coupa con una PMO y Asana

Desde que se estableció la PMO con Asana como infraestructura central, se estima que la organización de Servicios de Valor de Coupa aumentó su ahorro total de tiempo en más de un 658 % entre 2020 y 2023. La PMO ayuda a los equipos a adaptarse y brinda a los ejecutivos visibilidad de las iniciativas en toda la organización, a través de una hoja de ruta priorizada e informes de progreso estandarizados. Migrar los procesos a Asana simplificó la colaboración entre la PMO y los equipos con los que trabaja, lo que ayudó a ahorrar aproximadamente 135 días hábiles al año que antes se dedicaban al trabajo y ahora se aprovechan para generar un mayor impacto. 

La PMO continuará demostrando el valor de Asana y la gestión de proyectos a los equipos de Coupa, ayudándolos a generar un mayor impacto a medida que la empresa trabaja para lograr su visión de hacer que cada dólar gastado en negocios sea más efectivo, equitativo y sostenible.