Modelo de plano de marketing para eventos

Evoque a memória do último evento de que você participou. Você não compareceu sem saber a finalidade do evento e a lista de palestrantes. Talvez você tenha visto clipes promocionais em mídias sociais ou usado a programação apresentada no site do evento para escolher os palestrantes de maior interesse. Graças a toda essa antecipação, você provavelmente teve uma boa noção do que esperar e se entusiasmou para participar. 

Mas tudo aquilo (a promoção que estimula a conscientização e o entusiasmo, além de aumentar o comparecimento do público) não surgiu do nada: foi resultado de um plano de marketing dedicado que mapeia todas as atividades promocionais de um evento, do planejamento pré-evento ao seguimento pós-evento. 

Os planos de promoção de eventos são complexos, mas a sua gestão não precisa ser assim. Com o modelo de plano de marketing para eventos da Asana, você organiza a sua estratégia de marketing de evento em um único lugar, e assim pode planejar, promover e produzir um evento inesquecível. 

O que é um plano de marketing para eventos?

Um plano de marketing para evento é precisamente isso: um plano para comercializar e promover um evento. O objetivo é captar a atenção e aumentar o conhecimento sobre o evento, para que você possa atingir o seu público-alvo e estimular o comparecimento. 

O seu plano de marketing para evento deve apresentar um cronograma promocional detalhado, incluindo todas as etapas que você tomará para divulgar o evento. Isso significa monitorar tudo, desde o planejamento pré-evento (como criar uma lista de participantes potenciais) até iniciativas promocionais de maior importância (como lançar um site para o evento) e itens de marketing de menor esforço (como disparar e-mails em massa). Você também deve monitorar os eventos promocionais subsequentes, como a publicação de um resumo do evento nas mídias sociais. 

Por que você precisa de um plano de marketing para eventos?

O marketing de eventos ajuda a divulgar o seu próximo evento e a aumentar o comparecimento do público. Ao utilizar um plano de marketing para eventos, você pode lançar iniciativas de eventos quando o seu público-alvo estiver interagindo de forma orgânica com os seus canais de comunicação social. Em resumo, um plano de marketing de evento bem elaborado assegura que a promoção do seu evento seja feita na hora certa e no lugar certo. 

Nem sempre isso é fácil assim, mas um modelo de marketing para eventos pode facilitar. 

O que é um modelo de plano de marketing para eventos?

Trata-se de uma estrutura que lhe permite mapear as tarefas de marketing para o evento. O modelo da Asana permite que você veja todas as atividades promocionais que levam ao lançamento do seu evento, desde o planejamento até a execução. Ele também ajuda a gerir as tarefas do grande dia e as atividades pós-evento. 

Além disso, como o nosso modelo é replicável, você pode personalizá-lo para usá-lo em eventos específicos. Por exemplo, digamos que você realiza diferentes eventos comerciais, tais como conferências do setor e lançamentos de produtos. Dado que cada tipo de evento terá o seu próprio cronograma, você pode criar um modelo específico para cada qual. Desta forma, você dispõe de modelos seletos para cada tipo de evento, os quais você pode usar para planejar eventos futuros. 

Depois de montar o seu modelo, você pode compartilhá-lo entre as equipes, para que todos os participantes vejam como o plano de marketing para o evento está construído e fiquem em sintonia em relação ao que está acontecendo e quando. 

O que consta no modelo de plano de marketing para eventos da Asana?

O nosso modelo predefinido de plano de marketing para eventos inclui seções e tags personalizadas para ajudar você a planejar, organizar e lançar as suas promoções de eventos. 

Usando a estrutura-base do modelo, você pode detalhar o seu plano de marketing para o evento e, assim, delinear as etapas essenciais no processo de promoção, bem como as tarefas correspondentes, incluindo:

• Planejamento de tarefas, como desenvolver a mensagem, criar uma lista de convidados ou lançar uma página Web para o cadastro no evento.

• Tarefas promocionais, como enviar uma nota à imprensa ou lançar uma campanha em mídias sociais.

• Tarefas do dia do evento, como anunciar os palestrantes no Instagram à medida que sobem ao palco. 

• Tarefas pós-evento, como enviar e-mails de agradecimento ou publicar um artigo no blog com o resumo do evento. 

Também é possível dar cores diferentes às tags personalizadas para monitorar as informações da tarefa, incluindo:

• O membro da equipe responsável pela tarefa.

• A data de conclusão da tarefa.

• As dependências da tarefa, para que você saiba quais tarefas dependem entre si ao começar o trabalho.

• O progresso na tarefa; por exemplo, não iniciada, em andamento ou concluída.

• O status de aprovação da tarefa; por exemplo, se ela está pronta para revisão, aprovada ou precisa de mudanças.

• A fase do plano promocional em que se encontra a tarefa.

• O orçamento relativo à tarefa, se aplicável.

Benefícios de um modelo de plano de marketing para eventos

O seu plano de marketing para eventos provavelmente tem muitos componentes dinâmicos. Com o modelo de plano de marketing para eventos, da Asana, você pode facilmente colaborar com todas as equipes e gerir o trabalho em um só lugar para manter as campanhas em dia. 

Estes são alguns benefícios do nosso modelo de plano de marketing para eventos:

• Organize todo o seu plano de marketing para o evento, incluindo as tarefas antes e depois do evento, em um único lugar. 

• Mapeie o cronograma de marketing do seu evento antes de começar a trabalhar. Altere os prazos com facilidade se as prioridades do evento mudarem ou se acontecer um imprevisto (p. ex., se um fornecedor desistir ou se a sua equipe precisar de mais tempo em um entregável). 

• Crie tarefas e ajuste as datas e dependências, para que o trabalho comece a tempo. 

• Conceda feedback atuável sobre ativos como arquivos de imagem e documentos, diretamente] no modelo do evento. 

• Administre as aprovações diretamente no modelo, para que as datas de conclusão finais estejam claras, a equipe inteira saiba quando o trabalho está aprovado e você tenha a certeza de que o feedback será implementado antes da divulgação dos materiais promocionais do evento.

• Planeje e administre as promoções em um único lugar, reunindo os membros das diversas equipes e os fornecedores para ter melhor comprometimento e visibilidade. 

• Visualize o cronograma promocional de forma abrangente para saber o que será lançado e quando. 

• Lance iniciativas no lugar certo e na hora certa, atraindo o público ideal e alimentando as metas de participação. 

• Use marcos para monitorar o progresso e garantir que as suas promoções sejam lançadas em tempo. 

Recursos e aplicativos integrados a se usar com o modelo de plano de marketing para eventos da Asana

Os nossos recursos e aplicativos integrados permitem que você se comunique com os membros da equipe, revise e aprove o trabalho e monitore o progresso do plano, tudo isso sem sair da Asana. 

Recursos integrados

1. Visualização de calendário. É um modo de visualização de projeto que permite ver todas as atividades futuras e passadas em um formato de calendário. Monitore claramente o que está sendo feito e os prazos que se aproximam. Forneça às partes interessadas informações sobre a data de conclusão de cada tarefa e a cadência geral dos trabalhos programados do projeto. Depois, clique na tarefa para ver mais informações, como campos personalizados relacionados, dependências, subtarefas, etc.

2. Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

3. Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

4. Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

1. Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

2. Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

3. Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor trabalho quando conseguem focar em criar design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

4. Canva. A integração entre o Canva e a Asana permite incorporar com facilidade belos designs do Canva para dar vida ao seu projeto na Asana. Ideal para apresentações de slides, ativos de redes sociais, wireframes e vídeos, a integração do Canva deixa que você consolide todas as suas ideias e designs em um só lugar, comunicando-se e colaborando de forma integrada.

Perguntas frequentes