Givenchy transpose sa vision du luxe dans les magasins du monde entier avec Asana

En 1957, le grand couturier Hubert de Givenchy commande la création d’un parfum pour son amie et muse bien-aimée Audrey Hepburn. La légende raconte que, lorsqu’il lui demande s’il peut lancer ce parfum sur le marché en tant que premier parfum à être commercialisé par sa maison de couture, elle se moque et lui rétorque : « Je vous l’interdis ! ». Le nom « L’Interdit » reste, et le produit devient un succès mondial avec Audrey Hepburn comme égérie (un partenariat avec une célébrité qui était innovant à l’époque).

De nos jours, Givenchy reste une marque de luxe mondiale de premier ordre, et est une filiale de LVMH, une multinationale française dont le siège se trouve à Paris. Elle continue de lancer de nouveaux cosmétiques et parfums dans le monde entier. Parmi les équipes qui coordonnent les lancements figurent l’équipe produit, qui développe les emballages et les formules, et l’équipe expérience consommateur, en charge du marketing, du branding et de l’expérience d’achat.

Ces deux équipes pivots doivent travailler en parallèle et échanger avec les autres services de LVMH, par exemple la direction financière, afin de respecter les délais. Elles doivent également suivre la même vision globale pour offrir au consommateur une expérience cohérente de la marque et des produits Givenchy, que ce soit en magasin, sur Internet ou à un comptoir maquillage à Paris, New York ou Singapour. Il fallait un moyen de tout coordonner, c’est pourquoi Givenchy a créé un nouveau poste et adopté Asana pour que tout ce petit monde travaille en harmonie.

Un hub central pour planifier les lancements de produits chez Givenchy

Givenchy a recruté en mars 2018 un responsable planification et développement, avec pour mission de gérer les lancements mondiaux. Son équipe coordonne jusqu’à 80 projets à la fois pour les équipes produit et expérience consommateur, des prémices à la livraison du produit en magasin.

Il s’agit d’un nouveau rôle, véritable pont entre les fonctions des différents services, qui centralise tous les efforts déployés pour mettre les produits sur le marché. Le responsable planification et développement assemble les pièces du puzzle : vision complète de la marque, produits et services. Lui et son équipe gèrent les calendriers de développement, supervisent les travaux en cours et anticipent les besoins futurs en résolvant les problèmes, tout en gardant à l’esprit la vision globale de l’entreprise.

Mais pour ce faire, ils doivent mettre en relation les collaborateurs des différents services de Givenchy. Cette petite équipe interagit ainsi avec 200 personnes sur 19 fonctions. « Je travaille avec tous les services d’LVMH », explique son responsable, « en particulier avec le marketing. Je collabore avec l’équipe Expérience consommateur sur le merchandising, le numérique, la presse et l’éducation, avec l’équipe produit sur le développement des emballages, la R&D et les formules et avec l’équipe financière sur les prévisions et les prix ».

Ce nouveau poste marque un tournant important dans le fonctionnement de l’entreprise. L’un de ses principaux défis a été d’apprendre à communiquer efficacement auprès de tous les services de l’entreprise, avec une grande variété de fonctions et des responsables ayant plus d’ancienneté. La gestion de projet de l’ensemble du processus a également été transférée sur Asana.

Adoption d’Asana pour la gestion de projet

Avant que Givenchy n’implémente Asana, l’équipe produit s’appuyait sur un calendrier Microsoft Project pour tenter de maintenir une certaine organisation. Dans le même temps, l’équipe expérience consommateur ne disposait d’aucun outil de gestion du travail.

Il était donc difficile de respecter les délais et de suivre les processus pour les améliorer. « Nous n’avions aucun moyen de mettre à jour, partager ou visualiser un calendrier consolidé couvrant toutes les fonctions pour chaque lancement », explique le responsable planification et développement. « Ce manque de coordination centrale était également un frein à la mise en place d’une expérience de marque cohérente pour le consommateur reposant sur une harmonisation du merchandising, du numérique, des relations presse et des éléments pédagogiques. »

Avec la mise en place de ce rôle central, la société a adopté Asana comme plateforme pour regrouper et coordonner le travail de toutes les personnes qui participent au lancement des produits. Sur Asana, les plus de 80 projets en cours peuvent être suivis de façon globale.

Lancement de la reformulation 2018 de L’Interdit de Givenchy

En plus d’une supervision à haut niveau, Asana permet de stocker l’ensemble des informations relatives à un lancement en particulier, tels que la reformulation de son parfum phare, L’Interdit.

Concernant l’expérience consommateur et les supports de commercialisation de L’Interdit, les équipes ont souhaité conserver l’héritage et la grâce du parfum original, tout en lui donnant un aspect contemporain destiné à une nouvelle génération. Le nouveau visage du parfum ? Rooney Mara qui nous rappelle Audrey Hepburn.

Au cours du processus de planification, les équipes ont prévu une réunion hebdomadaire regroupant les représentants du merchandising, du numérique, des relations presse, de l’éducation et du marketing pour évoquer les progrès réalisés, partager des idées et discuter de la vision à adopter. L’équipe planification et développement a utilisé Asana pour noter et suivre toutes les échéances de ce lancement.

Elle a également tiré pleinement parti d’Asana pour stocker et partager des présentations, des rapports et des informations sur la vision produit, afin de les rendre consultables à tout moment par les équipes interfonctionnelles. « Il est important que du début à la fin, tous les intervenants suivent la même vision du produit », déclare son responsable.

Disposer des informations en un seul endroit ouvert et accessible tel qu’Asana permet à l’équipe de se passer d’e-mails et appels superflus. « Nous nous fions à Asana pour limiter les discussions au sujet des délais, des présentations et des rapports », ajoute-t-il. Tous les membres du groupe de travail principal, et au-delà les 200 collaborateurs, peuvent désormais accéder à Asana et consulter les mêmes mises à jour, exigences et échéances pour un projet donné.

Le projet Asana dédié aux lancements comme celui de L’Interdit (2018) présente les dates et les tâches liées au développement, à la formule, au merchandising, aux ressources numériques, à la presse, aux animations, aux outils de formation, et plus encore.

L’Interdit : un lancement mondial pour le luxe contemporain

Il aura fallu 18 mois pour coordonner et finaliser le lancement de L’Interdit dans les temps, en 2018, dans près de 120 pays. « Le produit est de qualité et se distingue par son parfum unique. Pour nous, le lancement a donc été un franc succès », confie le responsable planification et développement. « Nous sommes particulièrement satisfaits de l’expérience consommateur que nous avons imaginée ».

« Asana est une excellente solution pour la gestion de projet collaborative », poursuit-il. « Et les petites animations en guise de récompense pour l’accomplissement des tâches le rendent amusant. Tout le monde au Marketing a un autocollant de licorne Asana sur son ordinateur portable. »