Asana を使ってデジタルサブスクライバーベースを拡大する Gannett のマーケティングオペレーションチーム

ハイライト

課題

• Gannett がキャンペーン制作を外部の代理店から社内へ移行した際、マーケティングオペレーションチームが当初 200 の市場において月間に実施できたキャンペーンは、50〜70 件だった。

• 当時の同チームの目標は、業務効率化の機会を見出すことで、さらなるリソースをつぎ込むことなくプロジェクトの実施可能数を増やすことだった。アプリのいたるところに情報が散らばっているため、タイムラインを設定したり、キャンペーンの始動から完了まで進行状況を追跡したり、リソースがどのように使用されているかを測定したりするのが困難だった。

解決策

• マーケティングオペレーションチームはキャンペーンの仕事を Asana に移行した。

• メールとソフトウェアプラットフォームを混在させるのではなく、進行中のすべてのプロジェクトを確認できるコラボレーションの場を 1 つにまとめた。

成果

• 業務効率化によって、キャンペーンの実施回数が月間 120～150 件に増加した (当初のキャパシティである月間 50～70 件の 2.4 倍)。

• Asana でコミュニケーションを一元化し、各ステップを自動化することで、389 日分 (フルタイム勤務にして 1.5 年分に相当) の作業時間を節約した。

• Asana のレポート機能を使ってチームのパフォーマンスや個々の仕事量を数値化し、自動化すべき作業を特定して戦略的なリソースの投資を実現した。

キャンペーンのワークフローをシームレスに拡大

Gannett のマーケティングオペレーションチームは現在、毎月 120～150 件のキャンペーンを管理しています。Asana でキャンペーンの進行を管理することで、ベストプラクティスを標準化、ワークフローを効率化、重要なキャンペーン情報へのアクセスを簡単にし、チームのスピードを加速させています。

効率化による大規模なキャンペーン実施

現在、Gannett のマーケティングチームは、エンドツーエンドのキャンペーン管理用のプラットフォームとして Asana を使用しています。これにより、キャンペーンのすべての作業において信頼できる唯一の情報源が生まれ、ワークフローの最適化とスムーズな連携に役立っています。

明確なプロセスで仕事を順調に進める

• マーケティングオペレーションチームは、頻繁に実施されるキャンペーンのテンプレートを作成することで、ベストプラクティスを標準化しました。 これにより、事前に検証済みのワークフローをワンクリックで開始できます。

• Asana プロジェクトによってタスクの依存関係が整理されることで、仕事の進行順序が明確になりました。チームは、テンプレートを再利用したり、新規テンプレートを作成したりする際に、ワークフロービルダーを使用して、プロジェクトがどのフェイズを進行していくのか見える化します。

オートメーションでマーケターの仕事を加速

• チームではフォームを使ってリクエストの管理をスムーズに進めています。

• また、ルールを使用して、リクエストの振り分け、期日の設定、タスクの割り当てといったステップを自動化しています。

可視性の向上でキャンペーン関係者の足並みを揃える

• 関係者は Asana プロジェクトに招待され、キャンペーン計画、ステータス、ディスカッションを確認できます。透明性が確保され、マーケティングオペレーションと組織の他部門との連携が強化されました。

• マーケティングオペレーションチームはキャンペーンに関する文書をメールで送信するのではなく、タスクに添付することで、情報を 1 か所で管理しています。また、Asana for Outlook の連携を使用してメールをコメントとしてタスクに反映し、会話の見落としを予防しています。

キャンペーンに関するその他のメタデータの管理には、カスタムフィールドを使用しています。たとえば、各タスクを担当しているサブチームなどを把握できます。

問題点を特定してキャンペーン業務を順調に進める

情報が一元管理されることで、マーケティングオペレーションチームは特定の情報の絞り込み、パフォーマンスの報告、生産性アップの機会の特定を容易に行えるようになりました。すべてのデータが Asana 上に集まることで、Gannett は業務の運営方法や改善が必要な点を把握できるようになり、生産性を 2 倍以上に高めるような変革が実現しました。

効率的な報告でスピーディにチームを調整

• リーダーやチームメンバーは Asana のポートフォリオを使用して、チャネルなどの種類別にキャンペーンをグループ化することで、仕事の概況を把握できるようになります。 ポートフォリオ内では、マーケティング担当者がキャンペーンの進捗状況を月ごとおよび四半期ごとに評価し、共有します。

• キャンペーンリクエストの量を把握するために、マーケティングオペレーションチームはレポートダッシュボードと、ビジネスパートナーから受け取ったリクエストの数と種類が表示される「キャンペーンリクエスト」プロジェクトを使用しています。

• カスタムフィールドのデータを使うことで、すべてのキャンペーンの中から特定のデータに絞ったレポートを作成できます。

チームの仕事量を把握して、リソース管理を改善

• Asana のワークロード機能では、リアルタイムでチームのキャパシティと個々のチームメイトの仕事量を確認できます。

• つまり、経営陣は個人の余力を測定し、リソースが不足しているチームや停滞中のプロジェクトを把握できるので、成長のために投資が必要な分野や、プロセスを自動化すべき分野をデータを基に判断できます。

リーチとつながりを広げる

Gannett はデジタル版のサブスクリプション登録者数を拡大し、紙版の事業を最適化しようとしているため、マーケティングオペレーションチームは、今後も四半期と年間のサブスクリプション登録者目標に向けて Asana でキャンペーンを実施していきます。

過去に Asana で構築したものは、恒久的に使用できるわけではないため、マーケティングチームはプロセスを繰り返しつつ、サブスクリプション登録者とつながる魅力的な新しい方法を模索し続けます。Gannett のリーチはすでに他社を圧倒しており、キャンペーン業務を Asana に移行したマーケティングオペレーションチームは、地方と全国レベルの両方でコミュニティを強化するという Gannett のミッションの継続的な成功に寄与しています。