Asana を使って、世界のファンを魅了するコンテンツを制作する TheSoul Publishing

ハイライト

課題

• TheSoul Publishing は複数のスプレッドシートとタスク管理システムを使用していたが、ビジネスの成長に合わせて拡大することができず、会社全体で問題を引き起こしていた。

• 情報を共有するため、そして誰がどの仕事に取り組んでいるのかを把握するため、ミーティングを何度も行う必要があった。

• ステータスや締め切り、仕事のつながりを確認するのが難しく、部門のサイロ化が進んでいた。

解決策

• TheSoul Publishing は Asana をワークマネジメントプラットフォームとして導入したことで、制作や財務、営業、法務、IT、人事、広報などの部門間で円滑なコラボレーションを行えるようになった。

• プロセスとプログラムは一元管理され、全社員がすべての仕事を確認できるようになり、情報の徹底的な可視化を重視する同社のアプローチが強化されました。

結果

• 仕事のための仕事が減る: タスクの自動化、コミュニケーションの一元化、プロセスの標準化を通じて、仕事の調整に費やしていた時間を大幅に短縮できるようになりました。

• 速やかにプロジェクトを実行: プロジェクト開始時に Asana のテンプレートを使用することで、数千件ものプロジェクトに速く取り掛かれるようになりました。

• 情報の可視化を徹底: 計画やプロジェクト、ステータスを可視化して一貫して情報の見える化を実現しました。

TheSoul Publishing のスマートな仕事の進め方を支援する Asana

仕事とチームを一元化

TheSoul Publishing は複雑なワークフローを持ち、膨大な数の作品を管理しています。制作数の維持や増加を実現するため、同社は Asana を活用して、より体系的、合理的、効率的に仕事を進められる環境を整えました。

その結果、可視性とプロセスの効率が改善され、TheSoul Publishing は今まで以上にスピーディーに制作に取り組めるようになりました。

整理と構造化を介して複雑なワークフローをシンプルに

コンテンツ制作部門は、数日または数か月をかけて各コンテンツを作り、場合によっては 19 の言語に翻訳することもあります。

Anastasiia Vinogradova 氏がエグゼクティブプロデューサーを務める La La Life ブランドは 3 つの YouTube チャンネルを統括し、ミュージカルの要素を取り入れたコメディー調の動画を作っています。同氏がプロジェクトを整理するために使用するのが Asana であり、情報のやり取りや進捗報告のための会議を行う必要はありません。

仕事を整理して可視性を高める

• 1 本の動画に 1 つの Asana プロジェクトを割り当てていますが、翻訳する言語の数や使用するメディアの種類の数、配信する SNS の数によっては、複数のプロジェクトが割り当てられることもあります。

• プロジェクトはすべて Asana のポートフォリオにまとめられ、Vinogradova 氏は各動画の制作状況を一目で確認できます。

• 同氏はポートフォリオのタイムラインを使って、コンテンツの配信予定日を把握し、ダッシュボードを介してレポートを実施しています。

カスタムテンプレートを使用して制作を合理化

• 新規コンテンツプロジェクトは Asana のテンプレートを複製することから始まります。テンプレートには「アイデア探し」「台本作成」「楽曲やアニメーションの注文」「撮影」「制作後の作業」など動画制作プロセスのすべてのステップがセクション別に記載されています。

• 多数のタスクを経て 1 本の動画が作られ、アニメーションやサウンドデザインなど専門家のチームが制作に携わります。

より効率的で効果的なオンボーディングのプロセスを自動化がアシスト

最高人事責任者の Aleksandra Sulimko 氏はグローバル人事部門と社内コミュニケーション部門を統括し、新入社員のオンボーディングを皮切りに全従業員のライフサイクルを管理しています。同社が平均で毎月約 100 人を新たに雇用している点を考えると、決して簡単な業務ではありません。

TheSoul Publishing は Asana と同社の人材管理システム (HRMS) を統合し、オンボーディングプロセスを自動化しました。こうすることで、人事部門は入社した社員を把握し、歓迎し、研修を実施することもできます。Sulimko 氏は「実践を通して学ぶのがベストです。Asana はオンボーディングに最適で、効果的に仕事を再現するのに役立っています」と指摘しています。

強力な連携機能で従業員のオンボーディングを自動化

• オンボーディングプロセスを開始するにあたって、採用担当者は候補者の氏名と開始日を同社の HR システムである BambooHR に入力します。なお、このシステムは API で Asana と連携しています。

• Asana のプロジェクトで、徹底的に自動化を行ったオンボーディングプロセスがスタートします。まずは入社前の準備として、コンピューターや駐車許可証の引き渡しなどのタスクに取り掛かります。

• 新入社員の入社日に Asana のプロジェクトが自動的に作成されます。プロジェクトは部門ごとに調整されており、企業文化の学習や雇用契約書への署名、会社のツールの使い方を学ぶステップなどで構成されています。

フォームでリクエストの受け付けを一元管理して、成果につながらない作業を減らす

• 人事部門は Asana の

  各種フォームを使用して従業員による社内の人事リクエストを管理しています。

• 出張や昇進、研修や移動など、あらゆるニーズに対するフォームが Asana には備わっています。

• Asana のルールにより、提出されたフォームの優先度が自動的に判断され、Asana のタスクに変換されます。人事部はタスクを介して 1 か所で従業員と継続的に連絡を取ることができます。

• フォームは同社のすべての業務部門で使用されており、毎月 7,000 件近いフォームが従業員によって提出されています。

IT プロセスを円滑化して可視性を向上

2020年、四半期計画を標準化することを目指した IT 部門の取り組みは頓挫しました。以前使用していたタスク管理システムでは、同社の規模で計画を作成することができなかったためです。現在、すべての IT のプロセスは Asana で管理されており、情報の可視化のほか、IT と事業活動の連携が強化されています。

複雑な IT プロジェクトを簡素化

• Asana の導入により、優先度の設定やコラボレーションが向上し、さらに締め切りが明示されるようになり、 IT 部門は同社独自のコンテンツ管理プラットフォームをはじめとする複雑なプロジェクトも効果的に推進できるようになりました。

• 四半期計画を会社全体で標準化する当初の目標は達成され、現在、TheSoul Publishing の各部門は Asana で専用のポートフォリオを使用し、プロジェクトと計画を記録しています。

可視化を追求してプロジェクトの完了率を向上

• IT 部門は Asana のデータを使って四半期ごとにプロジェクトの完了率を報告しており、チームの実行力を把握し、プロジェクトオーナーがの説明責任を果たす上で役立っています。

• Asana を導入して以来、プロジェクトの実行に関するこの指標の数値は大幅に改善されました。たとえば、IT 部門では、プロジェクトの完了率 100% を達成しています。

Asana を通じて世界を舞台に社内外で急成長

TheSoul Publishing 全体で、Asana は同社の実行力を向上させ、部門間の垣根を取り払いました。担当者と締め切りの可視化が、予定通りに仕事を完了する上で役立ち、その結果、TheSoul Publishing は新しいアイデアを迅速に形に変え、ファンのためにより魅力的なコンテンツを作成することが可能になり、実験やイノベーションを行う余裕が生まれました。